Чем подтвердить порчу товара

В жизни и бизнесе бывает всякое и, к сожалению, никто не защищен от пожара, потопа, аварии, кражи и других чрезвычайных ситуаций. Если подобное произошло на складе, где хранились важные документы или товарные остатки, могут возникнуть проблемы при налоговой проверке: нужных вещей/документов нет, а отчитаться за них и предоставить надо.
Чтобы избежать штрафов и споров с инспекцией, важно доказать, что документов или товара у вас нет по уважительной причине. Рассказываем, как это правильно сделать. И надеемся, что эта инструкция вам никогда не понадобится.

Если утрачены документы

В случае пожара, конечно, нужно первым делом вызвать пожарных. Они составят заключение или акт подтверждения о том, что на складе был пожар и документы сгорели. Если на складе произошла другая ЧС, акт составляет представитель соответствующего органа. Например, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

С обоими актами на руках можно доказать, что документы пропали по независящим от организации обстоятельствам. Для этого в налоговую нужно отправить уведомление об отсутствии затребованных документов , к которому прикрепляются копии актов. Написать его можно в произвольной форме.

Уведомление нужно отправить своевременно — в течение десяти рабочих дней после того, как инспектор запросил документы для проверки. Так с налоговой будет меньше проблем.

По закону ( пункт 8 статьи 23 НК РФ ) всю первичную документацию необходимо хранить до 4-х лет, поэтому стоит приложить максимум усилий, чтобы восстановить утерянные документы.

Для этого из числа работников нужно назначить ответственное лицо — например, главного бухгалтера — и провести работу по восстановлению первичной документации: запросить банковские выписки из банка, документы у контрагентов и т.д. Однако по факту восстановить все документы за 4–5 лет невозможно.

После этого ответственный за задачу работник должен составить акт, в котором отразит объём проделанной работы и укажет причины остановки дальнейшего восстановления документов, а к самому акту прикрепить все документы, которые удалось восстановить. В случае проверки и запроса документов акт нужно направить в ИФНС (Инспекцию федеральной налоговой службы).

Если испорчен товар

Как и в случае порчи документов, представитель соответствующего органа должен составить акт подтверждения , что на складе была ЧС. При пожаре — пожарный надзор, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

При налоговой проверке оба документа — акт подтверждения и акт о порче или списании — официально объяснят, почему на складе нет остатков.

Во время выездной проверки инспекция может проверить на складе фактические остатки товара, которые числятся по документам с НДС. Если товара не будет, то налоговая докажет, что товар был куплен фиктивно, а НДС — искусственно занижен.

За списанный в результате порчи товар НДС платить не нужно . В пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ о восстановлении НДС не перечислены товары с истекшим сроком годности, а также товары, утраченные при ЧС. НДС на них не начисляется — это подтверждает ряд официальных документов:

  • решение ВАС (Высшего арбитражного суда) РФ от 23.10.2006 N 10652/06 ;
  • письмо Министерства финансов РФ от 15.03.2018 N 03-03-06/1/15834 — о восстановлении НДС при выбытии имущества по причине, не связанной с реализацией;
  • письмо ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@ — о восстановлении НДС при выбытии имущества в результате пожара.

Содержание:

Как правильно списывать товары

Утилизации подлежат испорченные товары, которые в дальнейшем могут быть использованы не по прямому назначению. К примеру, перепроданы другим фирмам для дальнейшей переработки и при наличии разрешения на такие действия от органов госконтроля.

Уничтожаться должны в обязательном порядке товары, которые запрещено утилизировать. К примеру, лекарства или химикаты.

В целом же, испорченные товары в значительных объемах выявляются, как правило, после проведения процедуры инвентаризации – не редки случаи порчи, потери потребительских качеств товаров, устаревание или истечение их сроков годности и т.д.

Причин порчи товаров может быть множество, начиная от неправильного хранения, заканчивая чрезвычайными ситуациями, среди которых пожар, наводнение и т.д.

В целом же товарные потери бывают нормируемые (возникающие в результате неизбежных физических и технологических процессов, таких, как усушка, выветривание, таяние, раскрошка и т.д.) и ненормируемые (бой, лом, порча, недостачи, возникающие по причинам нарушения хранения товаров, халатности материально-ответственных лиц, также сюда относятся все виды потерь в следствии аварий и т.д.)

Другими словами, если для первого вида потерь в магазине установлены нормы, так называемой, естественной убыли, в пределах которой потери списываются в налоговом учете, то ущерб от ненормируемых потерь должен быть списан с виновных лиц.

Для налогового учета ненормированных товарных потерь в случае чрезвычайных происшествий или стихийных бедствий обязательным условием является документальное подтверждение данных событий.

Например, если в магазине произошел пожар и ТМЦ сгорели в огне, то налогоплательщику необходимо заручиться актом о пожаре, соответствующей справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом инвентаризации после произошедшего пожара.

Для того, чтобы провести инвентаризацию быстро и незатратно автоматизируйте работу магазина с помощью программы Бизнес.Ру Розница. Вы сможете быстро выгружать необходимые документы и выполнять операции по списанию/оприходованию товара в «пару кликов»!
Попробуйте весь функционал программы по складскскому учету Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Документальное подтверждение товарных потерь: акт по форме ТОРГ-15

Первый документ – акт по форме ТОРГ-15 используется при выявлении фактов боя, порчи или поломки товаров, которые в последующем будут уценены и списаны.

Заполнять акт необходимо при участии специальной комиссии, в состав которой должны входить представители администрации фирмы, материально ответственное лицо и т.д.

Акт необходимо составить в трех экземплярах. Один из экземпляров передается материально ответственному лицу, второй остается в подразделении, где были выявлены потери, а третий экземпляр необходим бухгалтерам, так как данный документ является основанием для списания потерь ТМЦ с материально ответственного лица или с лица, признанного виновным в порче товара.

Далее идет таблица с пятнадцатью графами, обязательными для заполнения. В первом столбце указывается наименование и характеристика товара, далее – его код, наименование в единицах измерения, код по ОКЕИ (Общероссийский код единиц измерения), в пятом столбце указывается артикул товара, затем его сорт или категория, количество (масса), в восьмой графе – учетная цена за единицу товара, а в девятой – сумма за весь объем товаров.

Далее вносятся причины порчи, боя, лома и перечисляются лица, вина которых в этом признана. Если причина товарных потерь – естественная убыль, то данные виновных лиц в данные графы вносить не нужно.

Специалисты рекомендуют при заполнении акта описывать обстоятельства, по причине которых произошла порча. К примеру, несоблюдение правил хранения или транспортировки.

Необходимо и важно правильно составлять и заполнять данный документ – это позволит налогоплательщику минимизировать налоговые потери при списании испорченных товаров, а в том случае, если дело дойдет до суда, то именно на этот документ будет обращаться внимание в первую очередь.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

При заполнении акта необходимо обратить внимание на то, чтобы стояло полное название товара, а также информация о его поставщике.

Один из важнейших пунктов документа – причина списания или уценки товаров. Внимание инспекторов при налоговой проверке или судий при рассмотрении споров по возмещению убытков обращается именно на эту информацию.

Дело в том, что выявление причин порчи товаров позволяет отнести потери к нормированным или к ненормированным расходам, а затем правильно отразить эти данные в налоговом учете.

К примеру, если потребительские свойства товара утрачены частично, то может быть рассмотрен вопрос о его реализации по сниженным ценам. Также заполнение данной графы является еще одним из доказательств о нанесении ущерба компании.

По словам специалистов, имеет смысл взять за основу акта по форме ТОРГ-15 акт по форме ТОРГ-16 и сделать на него ссылку.

Снизить время простоя магазина из-за инвентаризации, а значит сократить денежные потери поможет программа для автоматизации работы Бизнес.Ру. Товароучетное ПО от Бизнес.Ру быстро выгрузит остатки как по всем позициям, так и по отдельнным группам товаров. Подсчет по группам значительно ускорит проведение инвентаризации, а также повысит точность подсчетов.
Попробуйте все возможности товароучетного ПО от Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Документальное подтверждение товарных потерь: акт по форме ТОРГ-16

Списание товаров в организации оформляется при помощи специального унифицированного акта по форме ТОРГ-16, утвержденной Постановлением Госкомстата России №132.

Так же, как и акт по форме ТОРГ-15, акт по форме ТОРГ-16 оформляется в трех экземплярах:один остается в бухгалтерии, второй направляется в подразделение, где был выявлен некачественный товар, а третий экземпляр передается материально ответственному лицу или иному лицу, которое будет признано виновным в потерях ТМЦ. Подписывают акт все члены комиссии, подтверждающие факт порчи товаров.

Напомним, списание товаров осуществляется в том случае, когда его дальнейшая реализация невозможна. Утверждает составленный акт своей печатью и подписью руководитель организации.

На первой странице акта о списании товаров в обязательном порядке указываются основания для составления акта (номер приказа или распоряжения по фирме), а ниже, в графы таблицы вносятся такие данные, как дата поступления и дата списания товара, номер товарной накладной и дата ее составления.

На второй оборотной странице бланка по форме ТОРГ-16 заполняются следующие данные: наименование товара, его код, единицы измерения, количество (штуки), масса одной штуки товара, его вес нетто, далее – цена за штуку товара, стоимость всего испорченного товара данного наименования.

Подписывают данный акт по форме ТОРГ-16 все члены комиссии, а внизу ставится решение руководителя о том, на какой счет отнести стоимость списанного товара.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все — максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Другими словами, для того, чтобы у налоговых органов не возникло вопросов по поводу списания испорченных товаров фирмы, бухгалтеры должны в обязательном порядке зафиксировать потери актом комиссии по результатам инвентаризации, а затем издать приказ, в котором будут прописаны причины потерь. Заверить данный документ должен руководитель фирмы.

Бухгалтерский учет списанных товаров

Исходя из причин того, почему товар был испорчен, зависит и способ его учета в бухгалтерской документации.

Читайте еще на тему инвентаризации:

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу. Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.

Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.

Шаг 1: сообщаем о произошедшем руководству

Для этого используем докладную записку (Пример 1).

Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Шаг 2: получаем официальное подтверждение произошедшего

Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

Обратите внимание

Шаг 5: проводим инвентаризацию

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Шаг 6: составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.

Важно!

При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности – от штрафа в размере 100 000 – 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).

Шаг 7: восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные – у контрагентов и т.д.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Adblock
detector